Thuật ngữ Payroll trong ngân hàng còn được gọi là bảng lương, sổ lương, tổng quỹ lương v.v.. là quá trình thực hiện thanh toán lương cho nhân viên trong một tổ chức, trong đó ngân hàng có thể tổ chức hoặc cung cấp các dịch vụ liên quan đến quản lý và thanh toán lương cho nhân viên. Quá trình này bao gồm việc tính toán lương của nhân viên dựa trên thời gian làm việc và các chính sách lương của tổ chức, và thanh toán lương cho nhân viên qua tài khoản ngân hàng của họ.
Tron hệ thống payroll sẽ trả ra được : mức lương hiện tại – lương cũ – tổng công chuẩn – tổng công thực tế ở mức lương mới – tổng công thực tế ở mức lương cũ. Với đầy đủ các biến số trên hệ thống payroll sẽ tính ra được tổng lương.
Chức năng của Payroll
Giúp công ty quản lý hiệu quả các khoản thanh toán, chi phí liên quan đến nhân sự: Tạo bảng chấm công tính lương, thưởng hàng tháng, điều này sẽ giúp công ty quản lý tốt hơn các chi phí liên quan đến nhân sự. Ngoài ra, khi tính lương, các công ty, doanh nghiệp sẽ xác định được nhân viên nào đầy đủ, nhân viên nào làm việc hiệu quả, nhân viên nào làm việc kém hiệu quả.
- Đảm bảo việc trả lương theo đúng chính sách: nhân viên chính thức, hợp đồng, quản lý thời gian nghỉ việc, BHXH, lao động, y tế, việc này được thực hiện chi tiết và chính xác nhất, tính thuế dựa trên thu nhập (áp dụng cho nhân viên có lương trên 10tr/tháng)
- Gia tăng hiệu quả nguồn nhân lực: khai thác tối đa sức mạnh nguồn lực, thúc đẩy khả năng làm việc của nhân viên và tạo động lực hiệu quả hơn thông qua các chính sách hấp dẫn.
- Tính toán lương: Payroll tính toán lương cho nhân viên dựa trên thời gian làm việc, tầm nhìn và các chính sách lương của tổ chức.
- Quản lý thông tin nhân viên: Payroll lưu trữ và quản lý thông tin về nhân viên, bao gồm thông tin lương, chi tiêu và bảo hiểm.
- Thanh toán lương: Payroll tổ chức và thực hiện việc thanh toán lương cho nhân viên qua tài khoản ngân hàng của họ.
- Quản lý chế độ bảo hiểm: Payroll cũng có thể tổ chức và quản lý việc thanh toán các chế độ bảo hiểm cho nhân viên.
- Báo cáo lương: Payroll cung cấp các báo cáo về lương cho tổ chức, giúp tổ chức quản lý và điều chỉnh các chính sách lương.
Quy trình payroll hoạt động của một ngân hàng
- Nhận dữ liệu từ nhà tuyển dụng: Ngân hàng sẽ nhận dữ liệu về lương, ngày công, phúc lợi và các khoản trích từ nhà tuyển dụng.
- Tính lương: Dựa trên thông tin nhận được, ngân hàng sẽ tính lương cho từng nhân viên và các khoản giảm trừ liên quan.
- Xác nhận tiền lương: Người sử dụng lao động sẽ xác nhận mức lương đã tính và mọi khoản khấu trừ liên quan.
- Chuyển khoản: Sau khi xác nhận rút tiền, ngân hàng sẽ chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng của nhân viên.
- Ghi chép và lưu trữ: Ngân hàng sẽ ghi chép và lưu trữ thông tin lương và các khoản khấu trừ của từng nhân viên để phục vụ cho công tác quản lý và thống kê sau này.
Quá trình này có thể được tự động hóa hoặc thực hiện thủ công bằng phần mềm tính lương. Điều quan trọng là tạo ra một quy trình thường xuyên và tối ưu.
Xây Dựng Một Hệ Thống Payroll Hiệu Quả và Hoàn Thiện
Quy chế thưởng
Chính sách đãi ngộ là một tập hợp các quy định được sử dụng để tính lương và các ưu đãi cho nhân viên trong một tổ chức. Nó bao gồm các chính sách về lương cứng, phụ cấp, chế độ thưởng, v.v.
Một kế hoạch trả thưởng hiệu quả phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Công bằng: Các quy định phải đảm bảo sự công bằng cho mọi nhân viên trong tổ chức, không phân biệt giới tính, tuổi tác hay chức vụ.
- Tính tương đối: Các quy định phải đảm bảo tiền lương và phần thưởng tương đối cho người lao động có trình độ và trách nhiệm như nhau.
- Cập nhật thường xuyên: Các quy định phải được cập nhật thường xuyên để đáp ứng nhu cầu thay đổi của tổ chức và nhân viên.
- Dễ hiểu và dễ áp dụng: Chính sách phải đơn giản, dễ hiểu và dễ áp dụng cho mọi nhân viên.
- Hợp lý và hợp pháp: các quy định phải tuân thủ luật lao động để đảm bảo tính hợp lý
Mức lương tối thiểu vùng
Lương tối thiểu vùng là thông tin quan trọng để tính lương tại bất kỳ tổ chức nào. Từ ngày 01/01/2021, mức lương tối thiểu vùng sẽ được quy định rõ ràng tại Nghị định 90/2019/NĐ-CP như sau:
- Công ty thuộc khu vực I: 4.420.000đ/tháng
- Công ty ở khu vực II: 3,920,000/tháng
- Công ty thuộc khu vực III: 3.430.000 đồng/tháng
- Công ty đóng trên địa bàn IV: 3.070.000 đồng/tháng
Doanh nghiệp tận dụng mức lương tối thiểu vùng để điều chỉnh tiền lương phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu của pháp luật. Ngoài ra, các quy định nêu rõ rằng các công ty sử dụng các chuyên gia phải trả cho họ nhiều hơn 7% so với mức lương tối thiểu vùng.
Mức lương phổ biến trên thị trường
Mức lương phổ biến trên thị trường phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại công việc, vị trí, kinh nghiệm, kỹ năng, vị trí và chính sách tiền lương của tổ chức.
Ví dụ, trong ngành CNTT, một nhân viên chuyên môn cao có thể kiếm được vài triệu đồng/tháng, trong khi một nhân viên tín dụng ngân hàng bình thường có thể kiếm được 7-12 triệu đồng/tháng (chưa tính doanh số kpi)
Tuy nhiên, mức lương thay đổi tùy theo diễn biến thị trường và điều kiện kinh tế, vì vậy cần theo dõi và cập nhật thường xuyên để đảm bảo mức lương của nhân viên.
Quy định về khấu trừ thuế theo lương.
Các khoản bị trừ nhiều nhất vào lương là bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và đoàn phí. Công ty sẽ trả 23,5% tổng chi phí. Ngoài ra, nhân viên sẽ phải trả lại 10,5% tiền lương của họ cho cùng một công việc.
Tuy nhiên, bên cạnh đó, công ty phải có chính sách tiền lương, phụ cấp và các khoản phụ cấp khác tùy theo vị trí, cấp bậc, nhóm ngành nghề theo quy định của Bộ luật Lao động. Các chính sách này phải hỗ trợ và bảo vệ quyền lợi của người lao động. cuộc sống viên mãn, cống hiến cho sự phát triển và cam kết với công ty.
Bảng chấm công
Mỗi bảng chấm công của doanh nghiệp hoặc các tổ chức ngân hàng là rất quan trọng để hoàn thành bảng lương. Bảng chấm công tạo điều kiện thuận lợi cho việc tối ưu hóa chi phí nhân sự cũng như đánh giá nhân sự trong mọi khía cạnh công việc của họ.
Thông qua bảng chấm công, doanh nghiệp hoặc ngân hàng có thể quan sát được số lượng nhân viên thực tế, số ngày vắng mặt, số ngày làm việc… từ đó tính toán thu nhập trong một khoảng thời gian chính xác hơn.
Các vấn đề thường gặp hệ thống Payroll
- Sai sót trong tính lương nhân viên: Bỏ sót ngày công, nhầm lẫn thời gian tăng ca, nghỉ phép, thiếu các khoản thưởng như thưởng KPI, phụ cấp, thưởng doanh số, thưởng nóng…
- Việc xây dựng KPI không thực tế, hệ thống khen thưởng khó hoặc nhân viên không theo kịp dẫn đến chán nản, năng suất giảm.
- Không có hệ thống xác định lương minh bạch, quy trình xác định lương thiếu chuyên nghiệp làm giảm sự hài lòng của nhân viên, khó giữ chân nhân viên.
- Thanh toán chậm, trả lương thiếu
- Dành thời gian và nguồn lực để tính bảng lương, tiền lương.
- Cơ chế nâng lương, trả lương theo cấp bậc, thâm niên công tác chưa được thực hiện đúng dẫn đến nhân viên rời bỏ công ty, đào thải hoặc đơn giản là bỏ việc.
- Sai sót trong tính toán: Có thể xảy ra sai sót khi tính toán tiền lương hoặc các khoản khấu trừ, điều này có thể dẫn đến việc chuyển khoản sai hoặc gây thiệt hại cho nhân viên.
- Thiếu thông tin: Nếu thông tin về lương hoặc khoản khấu trừ của bạn không đầy đủ hoặc không chính xác, hệ thống tính lương có thể tính toán sai hoặc bỏ qua các khoản khấu trừ hoặc phụ cấp.
- Khó khăn trong quản lý thông tin: Việc quản lý và lưu trữ thông tin bảng lương và khấu trừ có thể khó khăn nếu không có hệ thống quản lý hoặc lưu giữ tốt.
- Không tự động hóa: Nếu hệ thống tính lương của bạn không được tự động hóa hoặc chỉ sử dụng phần mềm cập nhật, việc tính toán bảng lương và các khoản khấu trừ có thể trở nên tốn thời gian và công sức.
Thuật ngữ payroll tax là gì?
Payroll tax hay còn gọi Thuế biên chế là thuế đánh vào tiền lương hoặc tiền thưởng của người lao động mà người sử dụng lao động hoặc người sử dụng lao động phải trả. Thuế biên chế thường được sử dụng để trải nghiệm các dịch vụ của chính phủ như y tế, bảo hiểm, hướng nghiệp và bảo hiểm tai nạn nghề nghiệp.
Thuế biên chế thường được đánh theo tỷ lệ cụ thể, có thể khác nhau giữa các quốc gia. Do đó, nếu bạn là người sử dụng lao động hoặc người sử dụng lao động, bạn nên biết các luật và quy định về thuế biên chế trong khu vực của mình để đảm bảo rằng bạn tuân thủ.
Các dịch vụ cung cấp payroll
- Dịch vụ tự động hóa: Các công ty cung cấp phần mềm tự động hóa hệ thống tính lương cho các công ty, giúp tối ưu hóa quá trình tính lương và các khoản trích.
- Dịch vụ tư vấn: Các công ty tư vấn về bồi thường và khấu trừ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ luật về lương và khấu trừ.
- Dịch vụ quản lý nguồn nhân lực: Các công ty cung cấp dịch vụ quản lý nguồn nhân lực, bao gồm quản lý hệ thống bảng lương.
- Dịch vụ chuyển tiền: Các công ty chuyển tiền cung cấp dịch vụ chuyển tiền cho các doanh nghiệp, giúp họ chuyển tiền lương và các khoản khấu trừ cho nhân viên.
- Dịch vụ tư vấn tài chính: Các công ty tư vấn tài chính cung cấp dịch vụ tư vấn về tiền lương và khấu trừ để giúp các công ty quản lý chi phí và tăng hiệu quả kinh doanh.
Đây là một số công ty cung cấp dịch vụ payroll tại Việt Nam:
- AON Vietnam
- VietnamWorks
- VinaHuman Resource
- PERSOLKELLY
- Navigos Search
- Robert Walters
- Adecco Vietnam
- Page Personnel Vietnam
- ManpowerGroup Vietnam
- First Alliances
Lưu ý rằng danh sách trên chỉ là một số ví dụ và có thể còn nhiều công ty khác cung cấp dịch vụ payroll tại Việt Nam. Tùy thuộc vào nhu cầu và yêu cầu của từng doanh nghiệp, họ có thể chọn công ty phù hợp nhất để cung cấp dịch vụ payroll cho họ.
